5 tips om interne processen te optimaliseren

Je hebt samen besloten dat het de hoogste tijd is om de interne processen binnen je organisatie te optimaliseren. Het wringt namelijk al een poosje. Bedrijfsprocessen zijn niet heel efficiënt meer, de interne communicatie loopt vaak spaak en de medewerkers krijgen hun werk in veel gevallen niet op tijd af. Het is inmiddels meer dan duidelijk dat een procesverbetering voor een soepele bedrijfsvoering, een hogere productie, minder stress en minder ziekteverzuim gaat zorgen. Maar hoe pak je dat aan?

Bezint eer ge begint

Beslissen dat de bedrijfsprocessen verbeterd moeten worden is vrij makkelijk. Ervoor zorgen dat het daadwerkelijk wordt doorgevoerd, is een ander verhaal. Jij en je team kunnen namelijk de beste intenties en voornemens hebben, er zijn genoeg omstandigheden die ervoor zorgen dat je plannen niet gaan lukken.

De cijfers op het gebied van verandermanagement liegen er dan ook niet om:

• Bij een verandering door middel van nieuwe technologie mislukt 60% van de projecten;
• Bij een verandering door middel van nieuwe processen mislukt 70% van de projecten;
• Bij een verandering van de cultuur van de organisatie mislukt 81% van de projecten.

Met alleen goede voornemens en halfslachtige ideeën ga je dus weinig bereiken. De volgende 5 tips geven je in ieder geval een duwtje in de juiste richting.

1. Bereid de procesoptimalisatie goed voor

Als je eenmaal als directie tot de conclusie bent gekomen dat het nodig is om de interne processen te gaan optimaliseren, is het belangrijk om een goed plan van aanpak te maken. Hierin geef je antwoord op vragen als: Wat wil je met deze procesoptimalisatie bereiken? Wat ga je inzetten om tot die optimalisatie te komen? Hoe ga je ervoor zorgen dat die optimalisatie goed wordt doorgevoerd en ook blijvend resultaat oplevert?

Zonder een degelijk plan van aanpak ben je nergens en heeft het eigenlijk niet eens zin om aan procesoptimalisatie te denken.

2. Zet de medewerkers centraal

Het werkelijke kapitaal van je organisatie zit bij de medewerkers. Zij zorgen voor de daadwerkelijke productie en het grootste deel van de facturabele uren. Je kunt als directie, afdelingsmanager of teamleider fantastische plannen hebben. Maar als dit inhoudt dat medewerkers bijvoorbeeld nog meer administratieve taken krijgen, is er niet echt sprake van het optimaliseren van interne processen. Er komen dan alleen meer processen, en dus ook werkdruk, bij.

Het uitgangspunt bij een procesverbetering hoort dus niet het proces zelf, maar de medewerkers te zijn. Door de bedrijfsprocessen voor hen efficiënter te maken wordt hun werkdruk verlaagd. Hiermee ontstaat er meer werkgeluk, wordt de productie verhoogd en is er minder ziekteverzuim.  

3. Maak aan iedereen duidelijk waarom het zo belangrijk is om de interne processen te optimaliseren

Het is nagenoeg onmogelijk om interne bedrijfsprocessen te optimaliseren als een groot deel van de medewerkers er het nut niet van inziet. Creëer daarom draagvlak en enthousiasme. Leg uit wat de resultaten zullen zijn en waarom dat voor hen een grote verbetering is.

Let er wel op dat er geen verkeerde verwachtingen worden gewekt. Het is niet de bedoeling dat  werknemers gaan denken dat alles vanzelf gaat en dat er over een tijdje vanuit het niets een complete utopie ontstaat. Met onrealistische vooruitzichten kun je een optimalisatie ook de das omdoen.

4. Spreek heldere deadlines, verantwoordelijkheden en taakverdelingen af

Als de plannen eenmaal zijn gemaakt, is het essentieel om het ook daadwerkelijk uit te gaan voeren. En daarvoor zul je moeten beslissen wie de optimalisatie gaan doen, wanneer deeltaken af moeten zijn en wie de verantwoordelijkheden hebben.

Het is het beste om hier een team voor aan te stellen, waarbij de teamleden van verschillende afdelingen komen. Met een planning en iemand die de deadlines en kwaliteit in het oog houdt, heb je de grootste kans van slagen.

5. Behoud de focus

Het zal niet de eerste keer zijn dat er prachtige plannen voor een procesoptimalisatie zijn, maar dat die uiteindelijk ergens onder in een la stof liggen te verzamelen omdat de alledaagse werkzaamheden de overhand krijgen.

Plan dus genoeg tijd in door in kaart te brengen wie er bij de optimalisatie betrokken zijn en hoeveel tijd daarvoor ingepland moet worden. Je kunt niet van mensen verwachten dat ze zich met het optimaliseren van processen bezig houden als ze ook hun gebruikelijke werkdruk hebben.

Je hoeft het niet alleen te doen

Natuurlijk ken jij je organisatie en de knelpunten het beste. Maar dat houdt niet in dat het nodig is om het wiel helemaal opnieuw uit te vinden. Procezza is een revolutionaire tool om interne processen te optimaliseren en onze consultants helpen je om het te implementeren. Hiermee zet je de medewerkers centraal, worden processen veel efficiënter, gaat productie omhoog en het ziekteverzuim omlaag.

Wil je meer weten over de tooling van Procezza? Neem dan contact met ons op.